Dans ce troisième volet de “Booster l’efficacité du suivi des élèves avec un peu de méthode et des outils bien choisis” il est question de convention de nommage, de matrice d’Eisenhower et de bulles de champagne.

Optimiser l’organisation des dossiers et des fichiers par leur nommage

Dans le volet précédent de l’article je vous parlais des clouds et de certaines de leurs fonctionnalités qui permettent un suivi des élèves dynamique et collaboratif. Dans celui-ci je souhaiterais parler de l’organisation des fichiers dans un espace collaboratif. Voici une ou deux astuces qui permettent de s’y retrouver plus facilement lorsque plusieurs utilisateurs y ont accès et que les fichiers déposés sont nombreux.

Le nommage, en informatique, est l’action d’attribuer un nom à des éléments de manière à les différencier. Lorsqu’on dépose un document dans un espace collaboratif, il est intéressant de réfléchir au nom qu’on lui attribue car celui-ci permet d’éviter les ambiguïtés et les confusions. Dans la situation des dossiers de suivi d’élèves, citons un cas fréquent : un enseignant dépose un Gevasco , il le nomme “gevasco juliette.pdf”, mais s’il existe déjà un autre fichier nommé “Juliette-Gevasco.pdf”, réalisé l’année précédente, le choix du nom ne semble pas judicieux, il est source de confusion car le jour où l’enseignant aura besoin d’accéder à nouveau à son document, le nom ne lui permettra pas de savoir lequel il doit ouvrir.

Exemple de nommage des fichiers concernant le suivi d'un élève.

Exemple de nommage des fichiers concernant le suivi d’un élève.

Le nommage doit être unique et significatif. Une manière simple de palier le problème consiste à indiquer dans le nom du fichier les éléments qui distinguent les fichiers : Nom et prénom de l’élève, date de création du document, et nature du document, ex : Nom_Prenom_2016-02-28_gevasco-renouvellement.pdf. Le nommage peut aussi être pensé en tenant compte du fait que les espaces collaboratifs classent traditionnellement les fichiers par ordre alphabétique, cela permet d’avoir un classement chronologique des fichiers lorsque la date est écrite sous la forme aaaa-mm-jj. Une convention de nommage permet à tous les utilisateurs de mieux s’y retrouver.

Valoriser son travail en priorisant par importance plutôt que par urgence.

Revenons maintenant à la liste des tâches évoquée dans le volet 1 de l’article. La gestion courante des tâches, lorsque celles-ci sont nombreuses, peut être une source de stress. Les formations en gestion de projets font souvent référence à la matrice d’Eisenower qui propose une méthodologie intéressante. Elle consiste à représenter un ensemble de tâches sur un diagramme qui reporte l’importance des tâches en abscisse  et  leur urgence en ordonnée.

 

matrice_d-eisenhower

Matrice d’Eishenower

On distingue alors quatre types de tâches, celle qui sont importantes et urgentes, celles urgentes mais pas importantes, les importantes mais pas urgentes, et celles qui ne sont ni importantes ni urgentes.  C’est la proximité d’une échéance qui fait l’urgence d’une tâche, plus le temps passe plus une tâche devient urgente. C’est ainsi que dans ce diagramme, les tâches montent au fur et à mesure que le temps passe, comme les bulles d’une coupe de champagne.

On comprend aisément que la priorité doit être donnée aux tâches importantes et urgentes (priorité 1000), mais on pense souvent à tort que celles qui viennent après sont les tâches urgentes mêmes si elles ne sont pas importantes. Or l’expérience montre qu’il faut prioriser l’importance sur l’urgence. Réaliser des tâches urgentes génère du stress, réaliser des tâches importantes apporte de la valeur à son travail, réaliser des tâches importantes alors qu’elle ne sont pas urgentes procure de la satisfaction personnelle. Que faire alors des tâches urgentes peu importantes ? Il est conseillé de savoir les renégocier, voire les abandonner (oui oui !) puisque de toute façon elle n’ont que peu d’importance et qu’on n’aura pas le temps de les faire. De là à conclure que le champagne est un bon remède contre le burn-out au travail serait un raccourci que je ne me permettrai pas.

Pour résumer

Et bien voilà, nous arrivons à la fin de la trilogie tout au long de laquelle des pistes pour améliorer le suivi des élèves à l’école vous ont été proposées. Je vous laisse maintenant en compagnie d’un résumé à compléter si vous en avez envie, histoire de voir si vous avez suivi. Quant à moi je vous dis à bientôt, sur le blog ash64.net ou à Saint Malo pour ce qui seront au Printemps du Numérique dans quelques jours. En attendant je vais me servir une petite coupe.

 

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